隐私政策

关于我们

RentManager NZ 由 RentManager NZ Limited（NZBN 9429053511362，IRD 148-225-788）运营，这是一家新西兰注册公司。我们为新西兰的住宅房东和房产管理公司提供房产管理软件。

联系方式：

我们收集的信息

• 账户信息：您的姓名、邮箱地址和密码（以单向 bcrypt 哈希存储 - 我们从不查看您的明文密码）。
• 房产和租约数据：房产地址、租客详情、租约条款和租金计划。
• 财务数据：通过 CSV 上传或开放银行导入的银行交易数据和手动支付记录。
• 文档：您上传的文件，存储在奥克兰的 AWS S3 中。
• 通讯记录：您在平台内创建的备注和活动记录。
• 租客筛选数据：如果潜在租客使用我们的 RentManager Apply 门户，我们收集他们的个人信息、就业详情、租赁历史和推荐人。
• 推荐数据：通过推荐链接注册时，我们记录推荐码。
• 地址数据：我们使用 NZ Post 和 LINZ 地址数据库验证和丰富房产地址。
• 语言偏好：存储在您的账户中。
• 使用和公开页面来源分析：对于选定的产品和文章路径，我们记录页面或文章主题、范围受限的来源、媒介和活动标签、设备类别（手机、平板、桌面或未知）以及随机来源 ID。如果您选择受众选项，我们会记录您自行选择的角色。这些事件记录可能在新账户的邮箱验证后关联到账户，并可能记录之后的账户启用事件。
• 通知：存储在您账户内的应用内通知。

信息使用方式

• 提供和运营 RentManager NZ 服务，包括 Apply 租客筛选门户。
• 发送服务相关通知。
• 监控服务健康、分析使用模式和改进平台。
• 检测和防止欺诈或滥用。
• 以您选择的语言显示界面。
• 匹配租金交易并协助您归类支出。
• 遵守法律义务。

我们不会将您的数据出售给第三方，也不会将其用于广告。

功能使用记录

对于已登录的房东、物业经理和申请人账户，我们会保留一份简要的成功功能使用记录。记录包含内部账户或申请人标识及功能标记，例如是否导入过银行 CSV、发布过房源、完成过检查或接受过押金提交请求。记录不包含姓名、电子邮件、房产详情、上传内容或详细操作历史。

我们使用此记录回答已使用哪些功能、计算汇总使用率，并根据相似账户或申请人的宽泛群组提供可选的仪表板建议。断开集成不会删除其连接成功的记录。

账户删除后，我们仍会保留此简要记录，以保存成功使用的历史信息。记录保留内部标识和功能标记，仅限授权人员访问；只要我们仍将其用于这些目的，就没有固定删除期限。您可以联系我们申请查阅或更正。

人工智能（AI）功能

部分功能使用 AI 读取您上传的文档（例如从租赁协议中提取信息）。AI 功能均有清晰标注，AI 提取的数据可能会经人工审核以保证质量。我们不会使用您的个人信息训练第三方 AI 模型。

为迁移而上传的记录

如果您希望我们协助从其他租赁服务迁移，或整理您自行保存的房东记录，我们会收集您验证的邮箱地址、您自愿提供的来源说明以及您选择上传的文件。这些资料可以包括服务导出文件、电子表格和其他房东记录。文件存储在新西兰的私密云存储中，仅您和获授权的 RentManager 员工可以访问，以审核您的迁移请求。上传不会自动将记录导入 RentManager。自动文件清单为可选功能。仅在您明确同意本次资料集合后，我们才可使用本地文字识别工具及 OpenAI 判断文件类型和数据结构，供员工审核。有限的文字或图片样本可能按 OpenAI 数据政策在海外处理。结果仅供参考，可能有误，不会自动导入记录。不选择此功能仍可由员工审核。如需停止后续处理，请联系我们。

提交的原件至少保留 12 个月。副本在配置的保留期间受到防删除保护，因此在您撤回请求或要求删除后，我们可能无法立即删除原件。请联系我们撤回审核或询问删除事宜，我们会说明仍受保留要求约束的副本。

数据存储与安全

核心应用数据库和文件存储使用AWS 奥克兰区域（ap-southeast-6）。部分服务会在其他地区处理有限信息。当前范围请参阅数据与安全页面。

外发电子邮件（通知、密码重置、通知函）通过位于悉尼的 Amazon SES 发送，因为 AWS 在新西兰区域没有电子邮件服务。该中继仅传输邮件以完成投递，不保留其内容；核心应用数据存储在 AWS 奥克兰区域。其他服务处理详情见下文和数据与安全页面。

安全措施包括：

• 所有连接使用 TLS 1.2+ 加密。
• 密码以 bcrypt 哈希存储（不可逆）。
• 数据库行级安全隔离每个账户的数据。
• 账户可选双因素认证（TOTP）。
• 银行 OAuth 令牌使用 AES-256-GCM 静态加密。

详情请参阅我们的安全实践页面。

第三方服务

• NZ Open Banking - 通过消费者数据权获取可选银行交易。
• Stripe - 支付处理。Stripe 存储您的账单详情；我们不存储卡号。
• Centrix - 信用报告提供商。获授权的房东在取得同意后请求检查时，我们会发送申请人或租客的姓名、出生日期、当前或以前的地址，以及可选的驾照信息。Centrix 按其提供商条款保存报告；RentManager 限时保留查询编号和访问审计记录，不保留或显示衍生评分。
• Google - 可选登录。Google 与我们共享您的姓名和邮箱。
• AWS S3 - 奥克兰的文档存储。
• AWS SES（电子邮件） - 外发邮件通过位于悉尼的 Amazon SES 投递，因为 AWS 没有新西兰电子邮件区域。邮件内容（通知函、提醒、密码重置）经其传输以完成投递，不在此保留。
• Anthropic - 当您在 /upload-agreement 上传租约时，文件将被发送至 Anthropic 的 API 以提取地址、租客姓名、租金、日期和押金。Anthropic 不会使用通过 API 提交的数据来训练其模型。我们会将暂存的原始文件私密保存至少 30 天，随后安排删除未认领的上传内容。AI 识别偶尔可能误读字段 - 任何提取数据均为草稿，您应在使用前核对。该接口接受 PDF 或照片（JPG/PNG/WEBP），最大 8 MB，每个 IP 每天可上传一次。
• NZ Post - 地址验证和邮编查询。
• 您选择使用的集成服务 - 如果您要求我们通过集成将信息发送给其他服务，我们只发送完成该操作所需的信息。接收信息的服务会依据其自身的隐私政策和条款处理这些信息，其中包括 Trade Me 和 realestate.co.nz 等房源平台。连接账户或发布房源前，请查看该服务的政策和条款。信息被接收后，我们无法控制该服务如何处理或保留这些信息，包括您断开连接或要求撤下房源之后。

Cookie

我们使用第一方 Cookie 来运行网站并记录选定的公开页面来源信息。rm_seen Cookie 会记住首次访问日期以及最近最多五个产品或文章主题，最长保留 180 天。rm_public_acquisition Cookie 会保存随机来源 ID，以及范围受限的来源、媒介、活动、设备类别和版本标签，最长保留 30 天。如果您在文章中选择受众选项，另一个 Cookie 会保存您自行选择的角色，最长保留 60 天。经认证的 RentManager 管理员可以在自己的浏览器中启用 rm_internal_traffic，以便测试时排除此浏览器的公开获客和使用摩擦事件；该 Cookie 会在 30 天内过期。这些 Cookie 值不包含您的姓名或邮箱地址。如果您注册，相关事件记录可能会在您验证邮箱后关联到账户，包括之后的账户启用事件。我们不使用广告 Cookie 或跟踪像素，也不会与第三方共享这些来源分析数据。

银行交易数据

您可以通过银行 CSV 上传导入交易，也可以连接 Xero 来读取您指定银行账户的入账交易。目前尚未提供直接 NZ Open Banking（CDR）连接。

收集的数据

• 银行账户名称和号码（仅用于识别）。
• 交易历史：日期、金额、描述和商户名称。

银行数据的使用方式

• 自动将收到的付款与租约匹配并跟踪租金。
• 生成付款报告和检测欠款。

银行数据的存储方式

• 银行访问令牌使用 AES-256-GCM 加密静态存储。
• 交易数据存储在新西兰托管的数据库中。
• 通过数据库行级安全限制对您账户的访问。

银行数据不会被用于

• 我们只有只读访问权限 - 无法发起付款或转账。
• 不会出售、出租或与第三方共享您的银行数据。
• 不会将银行数据用于广告或分析。

信用报告（租客信用检查）

我们的平台允许房东通过 Centrix 这一持牌新西兰信用局对潜在租客申请租客信用检查。本节说明该数据如何依据《2020年信用报告隐私准则》处理。

信用检查方式

• 信用检查由房东发起，房东确认潜在租客后申请并支付费用。
• 潜在租客必须在查询提交前提供明确同意，我们记录同意版本、时间、IP 地址和请求详情。
• 我们作为房东的代理提交查询。房东是信用局的最终用户，报告提供给提出请求的房东和获授权的委托用户。

信用数据存储

• RentManager 不保存 Centrix 原始 JSON 或 PDF。我们仅限时保留 Centrix 查询编号和访问审计记录，不保留或显示衍生评分。
• 信用报告内容不通过邮件发送。获授权用户通过已认证的 RentManager 会话下载提供商 PDF。
• 我们会提供临时下载链接。RentManager 和 Centrix 的保留期限都可能结束访问。

信用数据不会被用于

• 我们不出售、汇总或分析信用数据，也不依据信用数据作出租赁决定。
• 信用报告仅用于指定的租客筛选目的，并限于提出请求的所有者和获授权的委托用户访问。

潜在租客对信用数据的权利

• 您可以询问 RentManager 持有的检查记录，也可以依据《2020年信用报告隐私准则》向 Centrix 索取本人的信用信息。
• 有关信用信息准确性的争议应向 Centrix 提出。
• 删除和保留请求须遵守 Centrix 的提供商义务以及 RentManager 为付款、同意、安全或法律合规必须保留的记录。

租客数据与您的义务

您（作为房东或物业经理）是租客个人信息的数据控制者。根据《2020年隐私法》，您必须告知租客收集了哪些信息及原因，仅收集管理租约所需的信息，并确保其安全。RentManager NZ 代表您作为数据处理者处理租客数据。

您在《2020年隐私法》下的权利

您有权：

• 访问您的个人信息（IPP 6）。
• 更正不准确的信息（IPP 7）。
• 删除您的数据 - 请求删除账户，30天内永久删除所有数据。
• 导出您的数据 - 请求机器可读的导出。
• 向隐私专员办公室投诉。

要行使这些权利，请联系 。我们将在《2020年隐私法》规定的20个工作日内回复。

数据保留

• 活跃账户：账户活跃期间保留数据。
• 账户关闭：我们核实删除请求后，符合删除条件的账户数据将在30天冷却期后删除。受有效法律保留或适用保留要求约束的记录，将保留至保留解除或保留期限届满。备份副本按照单独的保留期限到期。上述简要的假名化功能使用记录会在账户删除后保留；法律要求保留的其他特定记录也会保留（见下文法律保留）。
• 去标识化房产数据：账户关闭后，我们可能保留有关房产本身的去标识化信息，如已付租金金额、支出，以及卧室数量和房产类型等物理属性，并可能汇总这些信息以生成市场洞察（例如某地区的典型租金）。此信息与房产相关，而非与您相关：它不与您的账户关联，也不与任何具名的业主或租客关联，且不用于识别任何个人。我们将其视为关于实物资产的信息，而非《2020年隐私法》下的个人信息。
• 欺诈防范：账户关闭后的有限期间内，我们保留您电子邮件地址的单向哈希值，仅用于检测注册滥用。它不用于任何其他目的，并在您的账户完全删除时移除。
• 银行数据：导入的交易保留用于报告，除非您断开银行连接或删除账户。
• 银行令牌：断开连接或删除账户时立即撤销。
• 公开页面来源分析：事件级来源记录通常保留最多 90 天，之后合并为每日汇总计数。每日汇总目前没有设定的删除期限。受有效法律保留约束的事件记录可能保留更久。若邮箱尚未验证，注册来源关联记录会在 30 天后过期。验证后，先前的来源事件可能关联到账户，并可能记录之后的账户启用事件。
• 应用内使用分析：与内部账户标识关联的假名化应用内活动事件保留最多 180 天，然后自动清除。
• 服务器日志：保留最多90天后自动清除。
• 法律保留：法律要求时（如《1994年税务管理法》下的税务记录），仅在最短要求期限内保留最少必要数据。

为排查上传故障，我们会将通过授权上传流程接收的文件完整、私密地保存至少 30 天，包括未通过校验或解析的文件。所需的身份验证和同意要求仍然适用。这些恢复副本不会公开发布。

数据泄露通知

根据《2020年隐私法》，我们必须在隐私泄露构成严重伤害风险时通知受影响的个人和隐私专员。届时我们将：

1. 在知悉泄露后72小时内通过邮件通知受影响用户。
2. 按法律要求通知隐私专员办公室。
3. 提供受影响数据的详细信息、我们的补救措施和您应采取的保护步骤。
4. 在网站上发布通知以保持透明。

信息隐私原则

《2020年隐私法》规定了13项信息隐私原则（IPP），规范个人信息的收集、使用、存储和披露方式。以下是我们如何遵守每一项：

政策变更

重大变更将通过电子邮件或应用内横幅通知。变更后继续使用服务即表示接受。

联系方式

RentManager NZ Limited

NZBN 9429053511362

IRD 148-225-788